La gestion des frais professionnels des employés concernant leur activité professionnelle implique d’y accorder une attention très particulière afin de maîtriser les coûts et empêcher les dérapages. Une gestion des notes de frais est essentielle pour cette maîtrise. Il est question d’un retour sur investissement au regard de certains enjeux comme :
L’économie budgétaire : une maîtrise de ses coûts permet une identification facile des abus et met en évidence les sources économiques à ne pas négliger.
La simplicité dans le fonctionnement : afin de limiter le travail administratif et en même temps apporter des améliorations sur la productivité des collaborateurs. A cet effet, tous ceux qui sont concernés devront avoir un minimum d’impact dans l’exécution de leurs tâches mentionnées dans leur cœur de métier.
La satisfaction des salariés : des dispositions bien établies, des coûts identifiés et bien d’autres, empêchent toute dispute et par conséquent, un mécontentement des collaborateurs. Toute information non précisée pourrait conduire à des discussions et réclamations vaines sans aucune plus-value pour l’entreprise. Pour agir de façon préventive, la rigueur devra être de mise. Par ailleurs, les employés espèrent leur remboursement en temps et en heure de leurs dépenses professionnelles.
Le directeur financier doit concilier les intérêts de l’entreprise avec ceux des salariés en respectant la loi
Quand un employé engage ses propres frais pour des besoins d’une activité professionnelle, l’entreprise se doit de les lui restituer, suivant la limite des dispositions politiques et légales de l’entreprise. Pour avoir le remboursement du montant réel des sommes utilisées, l’employé devra avoir des justificatifs et produire un relevé conforme.
Dans ce cas, les intérêts respectifs des salariés et de l’employeur sont divergents. Le salarié voudrait passer autant que possible un maximum de dépenses sur les notes de frais : choisir les hôtels de luxe, se faire plaisir au restaurant, etc. le directeur financier lui, souhaite plutôt réduire les dépenses et faire des économies. Heureusement, la loi encadre les devoirs et les droits des parties.
Le salarié a le droit d’exiger le remboursement de ses frais professionnels proportionnés et justifiés.
Afin de recevoir les frais professionnels, sans que ceux-ci ne soient considérés tels un complément de rémunération ou encore un avantage en nature, il faut réunir trois conditions :
- La dépense est faite pour le compte de l’employeur, dans le cadre d’un contrat de travail du salarié.
- Le montant est proportionné à l’objectif du budget fixé.
- La dépense est présentée et justifiée pour remboursement au réel.
Le directeur financier peut encadrer la politique des notes de frais pour éviter les abus.
Si la demande de remboursement des dépenses professionnelles est faite sur la base des notes de frais, l’employeur possède toutefois une certaine marge de manœuvre afin de réduire les abus et faire des économies sur ce poste budgétaire lourd. Mettre en place une politique pareille offre le moyen à l’entreprise de déterminer un cadre strict et contraignant. Ainsi, le directeur financier peut explorer 3 directions :
- Définir un plafond de dépense par type de frais, dans la limite d’un montant raisonnable.
- Imposer les pratiques économiques : plus tôt que les véhicules personnels, privilégier les transports en commun, choisir un hôtel au standing moyen.
- Limiter les remboursements dans le temps.
Cette politique doit être associé à la mise à disposition d’une application note de frais afin de contrôler sa mise en application. Ce genre d’application fait partie des logiciels clés pour l’entreprise.
Modèle et procédure de la note de frais
Pour que le salarié se fasse rembourser, le directeur financier devra lui demander de produire un inventaire des sommes dépensées suivant ce modèle :
- Description de la dépense, de façon à justifier sa légitimité dans le cadre de la sphère professionnelle.
- Indication de la date de la dépense.
- Nature de la dépense : hébergement, repas, transport, autre…
- Montant engagé par le salarié.
Le document présente l’ensemble des dépenses dans le cadre d’une période bien précise ou lors d’un déplacement. Il doit obligatoirement être accompagné des justificatifs probants : facture, ticket de caisse…
Pour plus d’harmonie, le salarié peut fournir un modèle de note de frais à ses salariés, pour une gestion facilitée et pour plus d’harmonie. Dès que le document est rempli, le salarié doit l’envoyer au service comptable de l’entreprise, le plus souvent dans un délai d’un mois.
Recevoir, faire des vérifications et rembourser les notes de frais est un travail assez laborieux, et à faible valeur ajoutée pour l’entreprise. Le directeur financier peut envisager plusieurs systèmes de façon à rendre la gestion plus aisée. Deux solutions peuvent être retenues :
L’usage d’un logiciel : afin de dématérialiser, accélérer et automatiser le traitement.
Le choix des indemnisations des frais professionnels au forfait : l’employeur peut choisir l’indemnisation au forfait de remboursement au réel. L’entreprise verse de façon périodique les allocations forfaitaires avec un montant calculé sur la base du barème forfaitaire de l’URSSAF. Cette solution offre au salarié une certaine autonomie lors de la gestion de frais professionnels.